چگونگی ارسال لیست بیمه پرسنل

اگر در یک بنگاه اقتصادی، شرکت یا مجموعه تولیدی کار می‌کنید و یا کارفرمای تعداد زیادی از پرسنل هستید، ارسال لیست بیمه بدون شک یکی از دغدغه های شما در طول یک ماه است. لیست بیمه حاوی اطلاعاتی در خصوص سوابق کاری پرسنل یک مجموعه است که باید به صورت ماهیانه و در زمانی مقرر، به سایت سازمان تامین اجتماعی ارسال شود و عدم ارسال این لیست در زمان مقرر شده می‌تواند جریمه‌های سنگینی را برای مجموعه به همراه داشته باشد.

یک نیرو کار حاذق که آموزش حسابداری بازار کار را پشت سر گذاشته به سادگی می‌تواند لیست بیمه مجموعه را به درستی تنظیم کرده و ارسال کند. این فرایند چندان پیچیده نیست و خوشبختانه لیست‌ها به صورت آنلاین قابل ارسال هستند. برخی از مجموعه‌ها نیز برای تسریع در فرایند کاری خود و همچنین اطمینان از تحویل لیست بیمه‌ها در موعد مقرر، اقدام به برون سپاری این فرایند می‌کنند. در ادامه این مقاله، فرایند ارسال لیست بیمه پرسنل را به صورت گام به گام شرح خواهیم داد.

• لیست بیمه چیست؟

لیست بیمه، گزارشی از سوابق کاری کارمندان و پرسنل یک مجموعه تولیدی یا تجاری است که به صورت ماهانه به سازمان تامین اجتماعی کشور گزارش می‌شود. در این لیست مشخصات تمامی‌پرسنل مجموعه به کمک یک کد هشت رقمی‌ اختصاصی تعیین می‌شود. در لیست بیمه ریز اطلاعات مربوط به کارکنان، میزان حقوق دریافتی، مزایا و کسورات مشمول بیمه و نوع شغل آن‌ها مشخص می‌شود.

بر اساس این اطلاعات، حق بیمه کارمندان تعیین می‌شود و کارفرمایان موظف هستند آن را به سازمان تامین اجتماعی پرداخت کنند و به این صورت کارمندان مجموعه از خدمات سازمان تامین اجتماعی بهره مند خواهند شد. حق بیمه کارکنان همیشه ثابت نیست و می‌توان آن را به چهار دسته کلی تقسیم کرد:

• حق بیمه ای که بر اساس حقوق دریافتی تعیین می‌شود.
• حق بیمه ای که بر اساس ماده ۳۵ قانون برای برخی از مشاغل خاص در نظر گرفته شده است.
• حق بیمه های خویش فرما و صاحبان مشاغل آزاد
• حق بیمه قرارداد های پیمانکاری

پس تمامی شرکت‌هایی که دارای کد کارگاهی بیمه هستند و کارگر و کارمند دارند، باید کارگران و کارمندان خود را بیمه کنند و آخر هر ماه لیست بیمه را به سازمان تامین اجتماعی ارسال نمایند.

• چگونه کد کارگاه دریافت کنیم؟

پس از راه اندازی یک واحد صنفی جدید یا ثبت شرکت، نمایندگان قانونی یا کارفرمایان مجموعه موظف هستند ظرف ۱۵ روز، به نزدیک ترین شعبه سازمان تامین اجتماعی مراجعه کنند تا پس از ثبت مجموعه خود در سامانه این سازمان، کد کارگاهی خود را دریافت کنند، سپس سازمان تامین اجتماعی با ارسال بازرسانی نسبت به احراز هویت کارگاه، کارمندان، کارفرمایان و اظهارات ثبت شده در سازمان، اقدام می‌کند.

در صورت تایید نهایی بازرسان، کد کارگاهی برای مجموعه صادر می‌شود. کارفرمایان می‌توانند با کمک این کد، هر ماه لیست بیمه کارمندان خود را به سازمان تحویل دهند. کارکنان و پرسنل یک بنگاه اقتصادی نیز باید برای استخدام در هر مجموعه ای باید کد بیمه خود را در اختیار کارفرما قرار دهند.

در صورت نداشتن این کد کارکنان باید ابتدا به یکی از شعبه های سازمان تامین اجتماعی مراجعه کنند و با کمک مدارک هویتی خود، یک کد بیمه اختصاصی ۸ رقمی‌ دریافت کنند. سازمان تامین اجتماعی می‌تواند با کمک این کد هشت رقمی ‌فعالیت های اقتصادی و کاری کارمندان را پیگیری کند و نسبت به ثبت سنوات و سابقه کاری آن‌ها در مجموعه اقدام کند.

• ارسال لیست بیمه توسط کارفرمایان

لیست بیمه سازمان امور تامین اجتماعی به دو دسته کلی تقسیم می‌شود. اول – بیمه اجباری : افرادی که برای خدمات و کاری که در یک بنگاه اقتصادی، شرکت، کارگاه و غیره حقوق دریافت می‌کنند، بر اساس قوانین باید تحت پوشش بیمه اجباری قرار بگیرند و حق بیمه ای افراد توسط کارفرما پرداخت می‌شود.

دوم – بیمه خویش فرما : افرادی که شغل آزاد دارند (کارفرمای خود هستند) و افرادی که شغلی ندارند اما مایلند تحت پوشش تامین اجتماعی قرار بگیرند، از این نوع بیمه استفاده می‌کنند.

اطلاعات مربوط به بیمه تامین اجتماعی و لیست حقوق‌ها باید در پایان هر ماه به سازمان تامین اجتماعی تحویل داده شود. بدیهی است که در صورت عدم رعایت این قانون و ارسال دیرهنگام لیست های بیمه، کارفرمایان مشمول جریمه هایی می‌شوند که قابل بخشودگی نیست.

لیست های بیمه به دو روش دستی و اینترنتی قابل تنظیم هستند و ارسال آن‌ها به سازمان، به صورت آنلاین انجام می‌شود. شیوه ثبت اطلاعات به صورت آنلاین علاوه بر تسریع فرایند ثبت و پرداخت حق بیمه، از دقت بالاتری نیز برخوردار است. در صورت وجود خطا در لیست های ثبت شده، شما می‌توانید در زمانی کوتاه نسبت به تصحیح آن‌ها اقدام کنید.

• تنظیم و ارسال لیست بیمه

مرحله اول – دریافت نرم افزار استاندارد : سازمان تامین اجتماعی به منظور سهولت کار کارفرمایان در تنظیم و ارسال لیست های بیمه، اقدام به معرفی یک نرم افزار تحت عنوان List Disk کرده است. به روز ترین نسخه های این نرم افزار در وب سایت سازمان به آدرس eservices.tamin.ir در دسترس هستند. پس از دانلود نرم افزار، آن را بر روی سیستم خود نصب کنید و سپس وارد آن شوید.

مرحله دوم – ثبت مشخصات شرکت یا بنگاه اقتصادی : پس از آنکه وارد نرم افزار شدید، باید مشخصات کارکنان و اطلاعات مربوط به بنگاه اقتصادی خود را وارد کنید. برای این کار می‌توانید به بخش “مشخصات کارکنان” در منوی اطلاعات پایه مراجعه کنید. در این بخش شما می‌توانید با ایجاد فرم های جدید (با کلیک کردن بر روی گزینه “جدید”) کد هشت رقمی‌کارکنان را وارد کنید.

مرحله سوم – تنظیم لیست بیمه ماهانه : برای تنظیم لیست ماهانه، شما باید در دو مرحله اقدام کنید. ابتدا باید در منوی “عملیات” نرم افزار، گزینه “لیست ماهانه” را انتخاب کنید. سپس حق بیمه کارکنان و کارفرمایان را در لیست وارد کنید. در مرحله بعد، باید ریز کارکرد که شامل تمام روزهای کاری فرد بیمه شده و دستمزد روزانه آن‌ها در یک ماه می‌شود را وارد کنید.

ریز کارکرد باید با اطلاعات کلی که در لیست ماهانه ارائه می‌دهید، سازگار باشد. شما می‌توانید لیست ماهانه را بر اساس اطلاعاتی که در لیست ریز کارکرد ثبت کرده اید، تغییر داده و یا ویرایش کنید.

مرحله چهارم – ارسال لیست : پس از تکمیل لیست ماهانه، شما می‌توانید آن را بر روی یک CD ذخیره کنید و یا به صورت مستقیم و از طریق وب سایت Samt.tamin.ir نسبت به ارسال لیست بیمه اقدام کنید. بهتر است قبل از ارسال لیست، یک نسخه بک آپ از آن تهیه کنید تا در صورت به وجود آمدن هر مشکلی، امکان دسترسی سریع به اطلاعات را داشته باشید.

• ارسال آنلاین لیست بیمه
  

برای این کار به یک کد کاربری و رمز عبور احتیاج دارید. این اطلاعات به صورت فایل های محرمانه از سوی سازمان تامین اجتماعی تحویل کارفرمایان می‌شوند. با کمک این اطلاعات و مراجعه به آدرس samt.tamin.ir شما می‌توانید وارد پورتال سازمان تامین اجتماعی مخصوص به شرکت یا بنگاه اقتصادی خود شوید. پس از ورود به پورتال، باید از طریق منوی مربوط به عملیات لیست بیمه اقدام به بارگذاری لیست بیمه جدید کنید.

در این مرحله شما باید اطلاعات ماهیانه کارگاه و اطلاعات ماهیانه بیمه شدگان را در پورتال آپلود کنید. این دو لیست در فرایند تنظیم لیست بیمه و  از طریق نرم افزار استاندارد سازمان، در اختیارتان قرار می‌گیرند. برای نهایی کردن فرایند ارسال لیست، گزینه ارسال به شعبه را انتخاب کنید. این فرایند ممکن است چند دقیقه زمان ببرد اما در نهایت با نمایش عبارت “تایید نهایی” تکمیل می شود.

پس از ارسال موفقیت آمیز لیست‌ها و تایید نهایی فرایند، شما می‌توانید رسید این عملیات را که به صورت یک فایل PDF صادر می‌شود، دریافت کنید. این لیست را نزد خود نگه دارید تا در صورت بروز هرگونه مشکلی، به عنوان مدرک آن را به مراجع مربوطه نشان دهید. به عنوان آخرین بخش از فرایند ارسال لیست بیمه، یک برگه پرداخت برای شما صادر می‌شود که در آن حق بیمه مشخص شده است.

شما می‌توانید این برگه پرداخت را نیز به صورت یک فایل PDF دریافت کرده و آن را چاپ کنید. شما می‌توانید با در دست داشتن برگه پرداخت یا شناسه پرداخت، به صورت آنلاین و یا از طریق درگاه های خودپرداز و شعب بانک های صادرات، تجارت، ملی، کشاورزی، ملت و رفاه کارگران، نسبت به پرداخت حق بیمه اقدام کنید.

• جریمه های تاخیر در ارسال لیست بیمه

ارسال دیرهنگام لیست بیمه یا خودداری از تنظیم و ارسال آن به طور کلی، جریمه هایی را برای کارفرمایان در بر دارد. علاوه بر آن، خودداری از پرداخت حق بیمه ماهانه نیز می‌تواند جریمه های سنگین و نابخشودنی را برای کارفرمایان به همراه داشته باشد. لیست جریمه های مربوط به شرح زیر است:

اول : در صورت عدم ارسال لیست بیمه در زمان مقرر و یا حداکثر تا آخرین روز ماه بعد، کارفرما یا بنگاه اقتصادی موظف است ۱۰ درصد از حق بیمه مربوط به همان ماه را به عنوان جریمه عدم ارسال لیست بیمه، به سازمان تامین اجتماعی پرداخت کند.

دوم : در صورت عدم پرداخت حق بیمه یا دیرکرد آن، کارفرما و یا بنگاه اقتصادی موظف است به ازای هر یک ماه دیرکرد ۲ درصد از حق بیمه همان ماه را به عنوان جریمه به سازمان تامین اجتماعی پرداخت کند. در صورت اعتراض به این جریمه و یا مشخص شدن جرایم دیگر در هیات های تجدید نظر و تشخیص مطالبات، جریمه از زمان ابلاغ رای قطعی محاسبه می‌شود.

• مشکلات بیمه شدگان در صورت عدم ارسال لیست بیمه

عدم پرداخت حق بیمه توسط کارفرمایان می‌تواند مشکلاتی را برای کارمندان ایجاد کند. اطلاعاتی که کارفرمایان در اختیار سازمان قرار می‌دهند، سوابق بیمه فرد را شکل می‌دهند و افراد برای تکمیل فرایند بازنشستگی و همچنین استفاده از برخی از امکانات سازمان تامین اجتماعی، به این سابقه نیاز دارند.

خوشبختانه کارمندان و پرسنل می‌توانند با مراجعه به سایت سازمان تامین اجتماعی نسبت به پرداخت های اخیر کارفرما اطمینان حاصل کنند. اگر شاغل هستید و اطلاعات شما در سازمان تامین اجتماعی کشور ثبت شده است، می‌توانید تنها با کمک کد ملی خود به سوابق بیمه و همچنین اطلاعات مربوط به پرداخت های جاری کارفرمایان، دسترسی داشته باشید.