گاهی اوقات کارفرمایان یک شرکت تولیدی یا خدماتی، برای این که بتوانند در آینده بهتر عمل کنند و یا چند روزی بیشتر در اوج سطح تولیدی خود قرار بگیرند، مجبور به کاهش هزینه های شرکت خود میشوند. احتمالا اولین چیزی که با شنیدن این استراتژی مدیریتی به ذهنتان میرسد این است که شرکتها برای کنترل هزینه های اضافی خود دست به تعدیل نیرو یا اخراج نیروی کار خود میزنند.
ما در این مقاله به بیان نکاتی می‌پردازیم که دست آخر شما را به این نتیجه گیری نزدیکتر کند که اخراج کردن نه تنها، اولین راه برای کاهش هزینه های یک شرکت نیست بلکه حتی راه مناسبی برای مدیریت هزینه ها نیز به حساب نمی‌آید.
بنابراین در این نوشتار، پس از یک توضیح مختصر در مورد هزینه ها و انواع آن در حسابداری شرکتها، راهکارهایی را برای مدیریت بهتر هزینه ها بیان خواهیم نمود و مناسب ترین استراتژی‌هایی را که در آموزش حسابداری نوین نیز به آنها اشاره شده است، معرفی میکنیم.
-
آشنایی با انواع هزینه های یک شرکت
در حسابداری برای تشکیل صورتهای مالی نظیر صورت سود و زیان، نیاز به طبقه بندی واحد و مشخصی از هزینه ها و درآمدهای یک شرکت داریم تا بتوانیم در پایان کار، خالص سود شرکت را به دست آوریم. در این میان و بر اساس یک دسته بندی معمول، هزینه ها را در حسابداری به دو دسته هزینه های ثابت و هزینه های متغیر تقسیم می کنیم.
این ویدئو بخشی از ۵۰ ساعت فیلم آموزش صفر تا صد حسابداری ویژه بازار کار است.
هزینه های ثابت یک شرکت معمولا ارتباطی به سطح تولید یا میزان فعالیت آن شرکت ندارد و معمولا از پیش مشخص شده و در بازه‌های زمانی مشخصی پرداخت میشوند. میتوان پرداخت اجاره بهای ساختمان و یا واحد تجاری را نمونه‌ای از هزینه ثابت یک شرکت به شمار آورد. در مقابل، هزینه های متغیر یا غیر ثابت، در ارتباط مستقیمی با میزان فعالیت یا سطح تولید و ارائه خدمت شرکتها قرار دارند.
در اغلب موارد با افزایش میزان فعالیت یک شرکت یا موسسه خاص، میزان این هزینه نیز افزایش مییابد. به عنوان مثال؛ کارفرمای یک شرکت خاص تولیدی ممکن است تصمیم بگیرد که تولید را افزایش دهد، این عمل موجب افزایش هزینه های مربوط به فناوری‌های مهم زیرساختی و مورد نیاز برای توسعه کار تولیدی و همچنین موجب افزایش هزینه های مرتبط با نیروی کار خواهد شد.
گاهی ممکن است پس از انجام بررسی‌های لازم توسط نهادهای بالا دستی یک شرکت خاص، متوجه عدم وجود تناسب بین میزان درآمد و هزینه شرکتها شویم. مدیریت بهینه هزینه ها، استراتژی‌های مناسبی را در اختیارمان میگذارد که باعث میشود در کنترل و کاهش هزینه شرکتها موفق عمل کرده و سرمایه و دارایی شرکت را افزایش دهیم.
یکی از اصول مدیریت هزینه ها، بازنگری در هزینه هایی است که خیلی وقت پیش در مورد آنها تصمیم گرفته شده است. به طور مثال اگر تصمیم بگیرید که خرید مواد اولیه و مورد نیاز خود را از تامین کنندگان جدید و یا از تامین کنندگان متعددی تامین نمایید، می توانید از طریق ایجاد رقابت به کاهش هزینه های شرکت در حوزه خرید تجهیزات مورد نیاز دست پیدا کنید و از طریق استفاده از چنین فرصتهایی گام بزرگی را در کاهش هزینه شرکت خود بر دارید.
از طرفی، مدیریت موجودی انبار و یا به عبارتی مدیریت داراییهای یک شرکت، یکی دیگر از روشهای مدیریت هزینه در حسابداری محسوب میشود. شما میتوانید در راستای عملی کردن این روش، داراییهای گران قیمتی که مدت زیادی نیز در انبار مانده و در اصطلاح مستهلک شده است را با داراییهای جدید و قابل استفاده تعویض نمایید.
همچنین استفاده از روشهای نوین پرداخت در پرداخت هزینه های ثابت و متغیر، از جمله یکی دیگر از روشهای موثر در بحث مدیریت هزینه ها به حساب می‌آید. به عنوان مثال؛ استفاده از نرم افزارهای حوزه رایانش ابری ( cloud based ) می تواند در کاهش هزینه مربوط به پرداخت‌های نرم افزاری یک شرکت بسیار کار ساز واقع شود.
-
استراتژی‌های کاهش هزینه در شرکتها
عوامل زیادی وجود دارند که روی میزان سودآوری شرکتها تاثیر گذار هستند. دسته مهمی از این عوامل در طرف هزینه قرار دارند که در این قسمت از نوشتار سعی میکنیم به صورت خلاصه به بررسی نحوه مدیریت و سازماندهی این عوامل به عنوان راهکار موثری برای افزایش سودآوری شرکتها، بپردازیم.
-
کاهش هزینه های یک شرکت با استفاده از مدیریت صحیح منابع مالی و انسانی
گفته شده که نقش منابع مالی در کاهش هزینه شرکتها بسیار بیشتر از نقش منابع انسانی است. به بیانی دیگر، بهتر میتوان منابع مالی مختلف در یک شرکت را مدیریت نمود بدون آن که کمترین ضرری متوجه شرکت مورد نظر شود.
اما در بسیاری از مواقع مشاهده شده که با اخراج یا تعدیل نیروی انسانی، وضعیت سودآوری شرکتها نه تنها بهتر نشده، بلکه رو به وخامت نیز خواهد رفت. در این جا به برخی از روشهای مهم کنترل منابع مالی و انسانی و نقش آنها در افزایش سودآوری شرکتها، اشاره میکنیم:
-
برون سپاری منابع مالی و انسانی
اقداماتی نظیر؛ به تعویق انداختن کارها، سر باز زدن از انجام درست وظایف و یا انجام ناقص و اشتباه آنها، نمونه‌هایی از مدیریت ناصحیح منابع انسانی در شرکتها بوده و همچنین راکد ماندن بخشی از منابع مالی و یا اسراف بیش از حد منابع مالی در بخشی از کارهای شرکت، نمونه‌هایی از ناکارآمدی در مدیریت منابع شرکتها به شمار میرود.
دورکاری خود به تنهایی یکی از ابزارهای مهم کاهش هزینه شرکتها در ایام شلوغی است. با این عمل ضمن بالا بردن سطح بهره وری نیروی کار در انجام وظایف خود، میتوان برنامه ریزیهای منعطفی را نیز در جهت افزایش ساعات کاری و یا چند شیفته کردن حوزه‌های کاری برای جبران خسارتها و یا کاهش هزینه ها، تدارک دید.
بسیار با این مورد مواجه بودهایم که شرکتها اغلب از افراد مبتدی یا افراد دارای مدرک تحصیلی پایینتر، در سازمان کاری خود استفاده می‌کنند. دلیل این کار نیز مشخص است. میتوان با پرداخت هزینه هایی پایین تر، ضمن آموزش نیروهای علاقه مند در شرکت، از روحیه بالا و اشتیاق و انگیزه کاری این افراد نیز جهت بالا بردن سطح کیفی تولیدات و ارائه خدمات، نهایت بهره را برد.
-
کاهش هزینه ها با استفاده از قابلیت‌های فضای مجازی
با گسترش پر سرعت شبکه جهانی اینترنت، دیگر نیازی نیست که هزینه های سنگینی را برای خرید کامپیوترها و دستگاه‌های سخت افزاری پرداخت نمایید. بلکه می توانید از طریق اینترنت به ابزارهای دیجیتال مرتبط با کارتان، آن هم به صورت رایگان، دسترسی پیدا کنید. نمونه‌هایی از این ابزارها که استفاده از آنها باعث کاهش هزینه های تکنولوژیکی شرکت شما میشود را در زیر آوردهایم:
- فضای ذخیره سازی ابری با کمک و پشتیبانی نرم افزار دراپ باکس ( dropbox )
- استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزارهای اسلیک ( slack ) یا ترلو ( trello )
- استفاده از نرم افزارهایی نظیر ویو ( wave ) برای کاهش هزینه های مربوط به حسابداری
- استفاده از اپتیوو ( apptivo ) برای گسترش و توسعه مدیریت ارتباطات شرکت با مشتریان
-
کاهش هزینه شرکتها از طریق فروش آنلاین کالا و خدمات
از جمله معدود الزاماتی که برای فروش آنلاین و توسعه آن در شرکتها مورد نیاز است، راه اندازی و اداره یک وب سایت اینترنتی برای به نمایش درآوردن محصولات و ارائه خدمات آنلاین است. با این راهکار هزینه های مربوط به فروش فیزیکی چه از نظر زمانی و چه از نظر مالی تا حدودی کاهش مییابد.
-
استفاده از روشهای بازاریابی آنلاین
امروزه و در عصر اینترنت، پتانسیل بالای فضاهای مجازی و آنلاین نظیر اینستاگرام، این فرصت را در اختیار صاحبان شرکتها قرار داده است که از این طریق بتوانند علاوه بر کاهش هزینه های مربوط به تبلیغات خود، ارتباط سریع‌تر و نزدیک‌تری نیز با مشتریان دائم و موقت خود داشته باشند. با استفاده از این روش همچنین محدوده‌های گسترده‌تر مکانی برای یافتن مشتری فراهم میشود.
-
کاهش هزینه شرکت از طریق ارتقای کیفی محل کسب و کار
گاهی اوقات تقسیم وظایف با یک شریک قابل اعتماد، شیوه بهتری برای کاهش هزینه های ناشی از دیرکرد انجام کار برای یک شرکت است. به این صورت که شرکت می تواند بخشی از فضای کاری خود را در اختیار شرکتهای دیگر قرار دهد تا بدین طریق بخشی از وظایفی را که خود قادر به انجام آنها نیست، پیش ببرد.
از طرفی دیگر، محل کسب و کار نیز بسته به فعالیت کاری شرکت، باید در منطقه مناسبی واقع شود. به طور مثال گاهی اوقات خسارات ناشی از آلودگی هوا و یا آلودگی‌های صوتی برای یک کسب و کار در محل شرکت، هزینه های فراوانی را به دنبال خود می‌آورد.
بنابراین گاهی اوقات باید به معیارهای مکانی نیز برای مدیریت هر چه بهتر هزینه ها توجه نمایید. از سویی دیگر شما میتوانید در یک شرکت تولیدی یا خدماتی، از پرسنل خود در چندین بخش کاری مختلف استفاده نمایید. با این روش دیگر نیازی به استخدامهای جدید و پرهزینه نخواهید داشت.
همچنین می توانید با استفاده از منابع شرکتهای دوست و همسو با خود، از خدمات آنها نیز در مسائلی نظیر؛ خدمات مشتری، حسابداری، دفترداری و یا حتی بازاریابی از راه دور که معمولا پر هزینه نیز هستند، بهره کافی را ببرید.
دیدیم که اخراج کارکنان و یا کاهش حقوق و دستمزد افراد یک شرکت، تنها راه کاهش هزینه های اداره آن شرکت نیست. از طرفی استراتژی‌های فراوانی نیز برای مدیریت هزینه ها و در نتیجه افزایش داراییها وجود دارد که مدیریت یک شرکت می تواند بسته به وضعیت فعلی شرکت خود از هر کدام از استراتژی‌ها استفاده نماید.
از طرفی می توان با فعالیت‌های کم هزینه‌ای نظیر؛ افزایش کار گروهی، ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش، توسعه خلاقیت در فضاهای کاری و غیره در بلند مدت به عملکرد بهتری در کنترل میزان هزینه های اضافی دست یافت.
اگر قصد یادگیری حسابداری از پایه تا پیشرفته را دارید با انتخاب پکیج جامع آموزش صفر تا صد حسابداری ویژه بازار کار تمام تکنیک‌ها و مهارت‌های کلیدی که لازم است برای ورود به این حرفه بیاموزید را بصورت یکجا در اختیار شما قرار خواهیم داد.
