تهیه گزارشات حسابداری با نرم افزار اکسل

همانطور که در مقاله کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری بیان شد، اکسل یکی از نرم‌افزارهایی است که در عین سادگی دارای قابلیت‌های بسیاری بوده و حسابداران می‌توانند از آن برای تهیه‌ی گزارشات حسابداری و انجام امور حسابداری استفاده کنند.

این نرم‌افزار که یکی از زیر مجموعه‌های نرم‌افزاری آفیس محسوب می‌شود، امکان انجام عملیات ریاضی مربوط به حسابداری مانند محاسبه‌ی میزان ساعات کاری، محاسبه‌ی حقوق بر اساس ساعت کار، تنظیم و ثبت صورت‌های مالی و… را برای حسابداران فراهم می‌کند.

تسلط به یک یا چند نرم‌افزار از جمله مهم‌ترین شرط‌های موفقیت حسابداران است و به همین خاطر بسیاری از حسابدارانی که قصد ورود به بازار کار دارند باید چند نرم افزار را یاد بگیرند که یکی از اصلی ترین نرم افزارها نرم افزار اکسل است.

از آنجایی که برخی از حسابداران با وجود آگاهی درباره‌ی اهمیت نرم افزار اکسل هنوز نسبت به آن ذهنیت روشنی نداشته و نمی‌دانند که از این نرم‌افزار چگونه می‌توان در تهیه‌ی گزارشات حسابداری بهره گرفت، در این مقاله تصمیم گرفتیم در این‌باره نکاتی را توضیح دهیم.

• استفاده از فرمول‌ها و توابع

یکی از امکاناتی که در نرم افزار اکسل وجود دارد و کار حسابداران را بسیار راحت می‌کند، فرمول‌ها و توابع هستند. بخشی از فرمول‌ها در اکسل از قبل آماده هستند و وجود دارند؛ برای نمونه فرمول‌های مربوط به چهار عملی که پایه‌ی سایر فرمول‌ها محسوب می‌شوند، در اکسل وجود دارند و می‌توانند در مواقع لزوم فراخوانی شوند.

همچنین حسابداران می‌توانند متناسب با صورت‌های مالی مختلف فرمول‌هایی را جهت ساده‌سازی کار خود از قبل ایجاد و آن‌ها را ذخیره کنند تا در عملیات‌های مختلف نیاز به نوشتن مجدد آن‌ها نباشد و فوراً بتوان آن‌ها را در عملیات گنجاند.

توابع SLN (محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک به روش خط مستقیم)، SYD (محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک به روش مجموع سنوات)، DB (تابع محاسبه‌ی هزینه‌ی استهلاک نزولی در مدت معین)، IPMT (محاسبه‌ی اقساط مربوط به بهره)، NPER (محاسبه‌ی تعداد دوره‌های مورد نیاز برای سرمایه‌گذاری) و RATE (محاسبه‌ی نرخ بهره) از جمله مهم‌ترین توابعی هستند که به صورت پیش‌فرض در نرم افزار اکسل وجود داشته و می‌توانند مورد استفاده‌ی حسابداران در تهیه‌ی گزارشات حسابداری قرار گیرند.

.

این ویدئو بخشی از ۴ ساعت آموزش حسابداری با اکسل می‌باشد.

.

• رسم جداول و نمودارها

از طریق نرم افزار اکسل می‌توان برای داده‌ها جدول‌ها و نمودارهایی ترسیم کرد که توضیح آن‌ها را ساده‌تر سازد. رسم انواع مختلف نمودارها شامل خطی، دایره‌ای، میله‌ای، نقطه‌ای و… با نرم افزار اکسل امکان‌پذیر است و این امکان برای آن دسته از حسابدارانی که قصد دارند گزارشات حسابداری را به صورت تصویری و یا در قالب جداول و مدل‌هایی تهیه و تنظیم کنند، مفید است.

این امکان از طریق سربرگ insert قسمت charts قابل استفاده است و انواع مختلف نمودارها در مدل‌های مختلف دو بعدی و سه بعدی قابل طراحی و رسم هستند.

• فیلتر کردن داده‌ها

از آنجایی که حسابداران معمولاً با حجم انبوهی از داده‌ها سر و کار دارند، امکانی در اکسل در نظر گرفته شده که از طریق آن بتوان داده‌ها را بر اساس یک یا چند مورد خاص فیلتر کرد. برای مثال در اکسل می‌توان گزارش‌ها را بر حسب موضوع، برحسب هزینه و یا برحسب زمان چینش کرد و خروجی دلخواه را به صورت شفاف و خلاصه به کارفرما و سایر رده‌های کاربران ارائه داد. برای فیلتر کردن داده‌ها بر اساس معیار دلخواه می‌توان به سربرگ data قسمت sort & filters مراجعه نمود.

• وارد کردن داده ها

یکی دیگر از امکاناتی که نرم افزار اکسل برای حسابداران به منظور تهیه گزارشات حسابداری فراهم می‌کند، امکان وارد کردن داده‌هایی است که در پایگاه‌های اطلاعاتی و پایگاه‌های داده‌ی دیگر، جمع‌آوری و تنظیم شده‌اند.

این امکان از هرگونه دوباره کاری در وارد کردن مجدد داده‌ها به نرم افزار اکسل جلوگیری می‌کند و باعث سهولت عملیات حسابداری می‌گردد. البته تنها داده‌هایی قابلیت وارد کردن را دارند که از قالب‌های تعریف شده برای نرم افزار اکسل پیروی کرده باشند.

• استفاده از قالب‌های سفارشی

علاوه بر امکاناتی که به طور پیش‌فرض در نرم افزار اکسل برای حسابداران تدارک دیده شده است، برخی دیگر از توابع پیچیده که ممکن است در کسب و کارهای خاص تر مورد استفاده قرار گیرند، به صورت آماده در اینترنت وجود دارند و توسط سایت‌هایی به صورت رایگان و یا در ازای دریافت پول عرضه می‌شوند.

البته در نسخه‌های جدیدتر نرم افزار اکسل، خود این نرم افزار نیز جداول داده‌ای را برای قالب‌های مختلف کاری به صورت آماده دارد که می‌توان در هنگام ایجاد یک سند جدید، آن‌ها را وارد کرده و از آن‌ها استفاده کرد.

• جمع‌بندی

در حقیقت اکسل یک نرم‌افزار پایه برای تهیه‌ی گزارشات حسابداری محسوب می‌شود و از آنجایی که مثل تمام نرم افزارهای دیگر مجموعه نرم افزاری آفیس ظاهری مشابه با آن‌ها دارد، به راحتی می‌توان با دانستن یک نرم افزار مانند ورد، پاورپوینت یا… اکسل را نیز یاد گرفت.

با وجود قابلیت‌های فراوان باید گفت که این نرم افزار برای حسابداری حرفه‌ای ممکن است پاسخگو نباشد؛ به همین خاطر بهتر است افرادی که قصد دارند به عنوان حسابدار مشغول به کار شوند، در کنار اکسل با نرم‌افزارهای دیگر حسابداری نیز آشنا شده و آن‌ها را یاد بگیرند.

اگر قصد یادگیری حسابداری از پایه تا پیشرفته را دارید با انتخاب پکیج جامع آموزش صفر تا صد حسابداری ویژه بازار کار تمام تکنیک‌ها و مهارت‌های کلیدی که لازم است برای ورود به این حرفه بیاموزید را بصورت یکجا در اختیار شما قرار خواهیم داد.