روش‌ها و نحوه‌ی کدگذاری در انبار

یکی از مواردی که مفهوم کدینگ یک مفهوم اساسی تلقی می‌گردد و برای ایجاد زبان مشترک از آن استفاده می شود کد گذاری کالاها و قطعات است. در یک سیستم حسابداری کالا و قطعات بیشتر از هر چیز تحت توجه قرار دارند، این فعالیت‌های لجستیک تمام عملیات مربوط به کالا (خرید، تولید، حمل‌ونقل، توزیع، تعمیر و نگهداری و فروش) را در برمی‌گیرد.

به همین دلیل طبقه‌بندی و کدگذاری کالاها، پایه و اساس طرح سیستم‌های اطلاعاتی در تمام فعالیت‌های لجستیک به حساب می‌آید. در واقع کد کذاری و کدینگ به‌منزله زبان مشترکی است که در تمامی مراحل مربوط به کالا به کار گرفته می‌شود.

• کدگذاری با حروف الفباء

این روش از ساده‌ترین و ابتدایی‌ترین روش‌ها می‌باشد. در این روش کالاها به ترتیب حرف اول نام کالا شماره‌گذاری شده و با رعایت حروف الفبا در قفسه‌ها چیده می‌شوند. این روش معایب بسیاری دارد از جمله: شباهت در نام کالاهای مختلف با یکدیگر که کاربرد و مصارف متعددی نیز دارند و محدودیت در استفاده از حروف الفبا و عدم امکان طبقه‌بندی و تفکیک گروه‌های مختلف موجودی‌های کالاهای انبار.

• کدگذاری ساده با روش اعداد ترتیبی

در این روش بدون توجه به نوع کالا، گروه و خانواده کالا و یا طبقه‌بندی کالا، به تمامی کالاهای موجود در انبار و یا به ترتیب ورود کالاها به انبار اعداد پیاپی و متوالی اختصاص داده می‌شود و در قفسه در ردیف‌های پشت سر هم چیده می‌شود. در این روش شناسایی کالاهای متعدد و زیاد در مقادیر مختلف امکانپذیر نخواهد بود.

ممکن است اقلام مشابه و تکراری در طول یک دوره مالی خریداری شده و وارد انبار شود با این روش امکان دارد برای یک نوع کالا چندین شماره تعریف شود. از این روش تنها می‌توان در انبارهایی که تنوع کالاهای آنها بسیار کم است استفاده کرد.

• کدگذاری با حروف الفباء و اعداد

این روش ترکیبی از روش‌های کدگذاری با حروف الفبا و اعداد ترتیبی می‌باشد و معمولا از حروف ابتدایی نام کالا ( دو یا سه حرف ابتدای نام کالا ) و شماره ردیفی که به هر یک از کالاها اختصاص داده می‌شود استفاده می‌گردد بطور مثال:

یک / الف = آبگرمکن   دو / الف = آچار   سه / الف = آداپتور

یک / ب = بالن   دو / ب = بخاری   سه / ب = بلبرینگ

یک / پ = پتو   دو / پ = پکیج   سه / پ = پنل

• کدگذاری با استفاده از حروف اول (نیومیک)

در این روش کد کالا از طریق مخفف کردن نام کالا به دست می‌آید. این روش کدگذاری در انبارهای بسیار کوچک با تنوع کالاهای کم به کار برده می‌شود. در این روش شماره‌گذاری کالا با حروف ابتدای نام کالا ( دو یا سه حرف ابتدای نام کالا ) خلاصه می‌شود.

این روش نیاز به حضور ذهن قوی افرادی که با انبار کار می‌کنند را دارد. برای مثال باطری قلمی ( باق )، باطری بزرگ ( باب ) و … . این روش هم مشکل تشابه نام کالا، یکنواخت نبودن نحوه شماره‌دهی و شناسایی، محدودیت حروف الفبا و … دارد.

• روش اعشاری یا روش دیویی (Dewey)

در این روش فقط از اعداد با اعشار برای کدینگ کالاها استفاده می‌شود به این صورت که ارقام سمت چپ اعشار نمایش‌دهنده گروه اصلی کالاها و ارقام سمت راست اعشار نشان‌دهنده گروه فرعی و زیرمجموعه گروه‌های فرعی از گروه اصلی خانواده کالاها می‌باشد. این روش در رده‌بندی موضوعی مکاتبات و یا فهرست‌بندی کتاب در کتابخانه‌ها و یا بایگانی پرونده‌ها و نظایر آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. بطور مثال:

رده‌بندی شرح کالا شماره کالا

گروه اصلی پیراهن ۷۲۱

گروه فرعی پیراهن مردانه ۷۲۱/۰۱

سریال پیراهن مردانه آستین‌دار ۷۲۱/۰۱۱

• روش کدگذاری با استفاده از دسته‌بندی گروهی یا خانواده اقلام

در این روش مجموعه‌ای از کالاها که مشخصات اصلی آنها یکسان است و با یکدیگر شباهت دارند و جزو گروه‌های همنام نیز به شمار می‌آیند در گروه‌های یکسان تقسیم‌بندی می‌شوند. به هر گروه شماره اختصاصی داده می‌شود و برای اجزای تشکیل‌دهنده هر گروه شماره‌ای مخصوص است که یک یا دو یا سه رقمی می‌باشد بطور مثال:

لاستیک کد: ۵۰۱

لاستیک وسایل نقلیه سبک کد: ۱-۵۰۱

لاستیک سایز ۱۳×۶۰۰ کد: ۱۱-۵۰۱

لاستیک وسایل نقلیه سنگین کد: ۲-۵۰۱

لاستیک سایز ۱۲×۱۶×۸۵۲ کد: ۲۱-۵۰۱

• روش کدینگ ویژه

قبل از هرکاری ابتدا باید طبق مراحل طبقه بندی و نام گذاری کالا که بحث گردید، نسبت به دسته بندی و گروه بندی و تخصیص نام به کلیه اقلام اقدام نموده بر این اساس کلیه اقلام، کالاها و قطعات در انبارهای کارخانه را می‌توان بر اساس کدهای ۶ الی ۱۲ رقم تعریف شوند (تعداد ارقام کد بسته به سیاست های سازمان و مقدار فراوانی کالاهای یک سازمان و تعداد زیر گروها تعریف می‌شود).

به عنوان مثال بصورت کد ۸ رقمی کدگذاری می‌تواند به صورت زیر باشد: بدین صورت که رقم اول ماهیت (مواد اولیه، کالای نیمه ساخته، محصول، قطعات یدکی و …)، دو رقم دوم کد گروه اصلی، دو رقم سوم کد گروه فرعی و سه رقم آخر کد سریال جنس باشد.نمونه کد کالا یا اقلام انبار مربوط به مثال فوق: ۴۳۳۰۴۰۱۰

در این مثال: ماهیت ( اولین رقم سمت چپ ): ارقام ۱ تا ۹ را شامل می‌شود و طبق این سیاست تعریف شده ۹ نوع ماهیت قابل تعریف می‌باشد. منظور از ماهیت: مواد اولیه، نیمه ساخته، محصول، قطعات یدکی و ملزومات، ضایعات و … می‌باشد.

کد گروه اصلی: شامل ارقام ۰۱ الی ۹۹ که طبق این سیاست تعریف شده تعداد ۹۹ گروه اصلی برای هر ماهیت قابل تعریف می‌باشد.

کد گروه فرعی: ارقام ۰۱ الی ۹۹ را شامل می‌شود، تعداد ۹۹ گروه فرعی برای هر گروه اصلی قابل تعریف می‌باشد.

کد قطعه (سریال قطعه): ارقام ۰۰۱ الی ۹۹۹ را شامل می‌شود، که می‌توان برای هر گروه فرعی تعداد مجموع ۹۹۹، کالا را تعریف کرد.

یک مثال از کد گذاری ۸ رقمی: به عنوان مثال ماهیت مواد می‌تواند شامل ( کد ۱: مواد اولیه، کد ۲: نیمه ساخته، کد ۳: محصول، کد ۴: قطعات یدکی و ملزومات، کد ۵:ضایعات، الی ۹ ) که می‌توان ۹ نوع ماهیت تعریف کرد. ما به عنوان نمونه قطعات یدکی و ملزومات (کد ۴) را انتخاب کرده که می‌تواند دارای گروه های اصلی زیر باشد.

۰۱: انواع فرزها، ۰۲: انواع مته ها، ۰۳: انواع برقوها، ۰۴: انواع قلاویز و الماس، ۰۵: انواع تیغچه و …. ۳۴: لوازم الکترونیکی …. الی ۹۹ که تعداد ۹۹ نوع گروه اصلی قابل تعریف برای کالاهای با ماهیت قطعات یدکی و ملزومات قابل تعریف است.

و به عنوان نمونه در گروه اصلی ۰۲، انواع مته ها گروه های فرعی زیر می‌تواند تعریف شود: ۰۱ انواع مته معمولی، ۰۲ انواع مته الماسه، ۰۳ انواع مته سنتر، ۰۴ انواه مته پخ، ۰۵ انواع مته دوبل، ۰۵ انواع گریدر و الی … ۹۹ گروه فرعی قابل تعریف است.

و در آخر به عنوان نمونه برای گروه فرعی ۰۱ یعنی انواع مته معمولی می‌توان کد کالاهای زیر را تعریف کرد: ۰۰۱ مته معمولی نمره ۱، ۰۰۲ مته معمولی نمره ۲، ۰۰۳ مته معمولی نمره ۳ و الی… ۹۹۹، که تعداد ۹۹۹ نوع کالا می‌توان برای انواع مته معمولی تعریف کرد.

حالا کد کالای “مته معمولی نمره ۱″ می‌شود:۴۰۲۰۱۰۰۱

کد کالای “مته معمولی نمره ۲″ می‌شود: ۴۰۲۰۱۰۰۲ و …

که در نمونه کدهای فوق از سمت چپ به راست عدد ۴ نماینگر ماهیت کالا، ۰۲ کد گروه اصلی، ۰۱ کد گروه فرعی ۰۰۱ و ۰۰۲ کد سریال کالا می‌باشد. همیشه می‌بایست یک دستورالعمل و یا روش کدگذاری تعریف نمود و کالاهای موجود در انبار مطابق دستورالعمل کدگذاری ( کتابچه ) که توسط انبار تهیه و تنظیم شده، کدگذاری گردد.

اگر قصد یادگیری حسابداری از سطــح پایه تا پیشرفته را دارید با انتخاب پکیج جامع آموزش صفر تا صد حسابداری ویژه بازار کار تمام تکنیک‌ها و مهارت‌های کلیدی که لازم است برای ورود به این حرفه بیاموزید را بصورت یکجا در اختیار شما قرار خواهیم داد.